Le richieste saranno evase secondo l’ordine cronologico di arrivo e sarà possibile accettare istanze anche presentate con termini ridotti in caso di documentata e accertata urgenza.

Qualora, per causa motivata, la sala non venga utilizzata nel giorno o periodo autorizzato, il richiedente dovrà comunicarlo almeno tre giorni prima della data prevista. In questo caso potrà chiedere il rimborso della somma versata o mantenere il versamento del corrispettivo per ottenere analoga concessione in tempi successivi. Nel caso in cui il mancato utilizzo sia comunicato in un termine inferiore a tre giorni, verrà restituita una quota pari al 50% di quanto versato, mentre il restante 50% verrà trattenuto dal Comune a titolo d'indennizzo.